Datenschutzordnung des PSV EPONA am Uhlenhorst e.V: 
 
 
 
 
 
 
Präambel 
 
Der Reit- und Voltigierverein PSV EPONA am Uhlenhorst verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. 
 
§ 1 Allgemeines 
 
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb, Teilnehmerinnen und Teilnehmern von (Turnier-) Veranstaltungen des Vereins und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-DatenschutzGrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. 
 
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder 
 
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen (z. B. der Kategorien Mitglieder, Vorstandsmitglieder, Trainer). 
 
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. 
 
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z. B. FN-Jahresturnierlizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.   
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit 
 
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, im Vereins-E-Mail-Verteiler und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.  
 
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang. 
 
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.  
 
4. Auf der Internetseite des Vereins können die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Trainerinnen und Trainer mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht werden. 
 
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein 
 
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. 
 
Der Gesamtvorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. 
 
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen 
 
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Trainern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. 
 
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 
 
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adressen als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden. 
§ 6 Kommunikation per E-Mail 
 
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-MailAccount ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist.  
 
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und deren private E-MailAccounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.  
 
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit 
 
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Trainerinnen und Trainer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.  
 
§ 8 Datenschutzbeauftragter 
 
Wenn im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen. 
 
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten 
 
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den durch den Vorstand beauftragten Administratoren. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und die Administratoren vorgenommen werden. 
 
2. Der Gesamtvorstand und die Administratoren sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. 
 
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Instagram) der Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.   
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung 
 
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, nutzung oder –weitergabe ist untersagt.  
 
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.  
 
§ 11 Inkrafttreten 
 
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins PSV EPONA am Uhlenhosrt, am 08.03.2020 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.